ERFAHRUNGSBERICHT
Wie Dr. Sonia Frihs die telefonische Erreichbarkeit Ihrer Hausarztpraxis verbessert hat
Fotoquelle: https://hausarztpraxis-weiterstadt.de/team/
100+ Anrufe
pro Tag werden zuverlässig verarbeitet
Patienten-
zufriedenheit
Patient:innen loben die gute Erreichbarkeit
100% Erreichbarkeit
während der Sprechzeiten
Hohe Teamakzeptanz
Kundenprofil
- Praxisname: Hausarztpraxis Weiterstadt
- Fachrichtung: Allgemeimedizin
- Mitarbeitende: 1-2 Ärzt:innen, 6 Medizinische Fachassistent:innen
- Standort(e): Weiterstadt, Hessen
- Website: https://hausarztpraxis-weiterstadt.de/
Hintergrund
Die Hausarztpraxis Weiterstadt wird von Sonja Frihs geführt, die als Praxisinhaberin sowohl medizinisch als auch organisatorisch den Überblick behält. Gemeinsam mit einem kleinen Team sichert sie die hausärztliche Versorgung. Ein wertschätzender Umgang, gegenseitige Unterstützung im Team und echtes Zuhören prägen sowohl die interne Zusammenarbeit als auch den Kontakt mit Patient:innen.
Die Herausforderung
Vor Einführung des Telefonassistenten herrschte permanenter Ausnahmezustand in der Praxis: über 100 Anrufe täglich trafen auf ein Team, das parallel Patient:innen zu versorgen hat – begleitet von dauerhaftem Telefonklingeln. Angesicht des hohens Patientenaufkommens und begrenzten personellen Ressourcen erreichten die Praxis Beschwerden über mangelnde Erreichbarkeit. Die Folgen waren unmittelbar spürbar: eine angespannte Atmosphäre in der Praxis, wachsende Frustration im Team und ein dauerhaft hoher Stresslevel – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die behandelnde Ärztin. Gesucht wurde eine Lösung, die die Erreichbarkeit verbessert und Struktur und Effizienz in den Praxisalltag bringt.
”Ständiges Telefonklingeln – und trotzdem der Eindruck, wir seien nicht erreichbar.
Dr. med. Sonja FrihsFachärztin für Allgemeinmedizin, Hausarztpraxis Weiterstadt
Warum PraxisConcierge?
Die Entscheidung der Hausarztpraxis für die KI-Telefonassistenz von PraxisConcierge folgte einem klaren Zielbild: Praxisabläufe sollten spürbar effizienter werden. Im Fokus standen dabei die strukturierte – auch zeitversetzte – Bearbeitung eingehender Anfragen, eine deutliche Reduktion des permanenten Telefonklingelns sowie die gezielte Entlastung des Teams, um sich zu den Sprechzeiten auf die Patient:innen fokussieren zu können. Dass die Telefonassistenz von PraxisConcierge dringende Anrufe für akute Anliegen durchstellen kann, war ein wichtiger Punkt für die hausärztliche Praxis, um am Telefon wieder Raum für echte Notfälle zu schaffen.
Genutzte Hauptfunktionen des Telefonassistenten
- Rezept- und Überweisungsbestellungen
- Befundanfragen
- Terminabsagen & Nachrichten
- Abhören und Ablesen strukturierter Anfragen
Die Ergebnisse
Die Einführung des Telefonassistenten brachte spürbare qualitative Verbesserungen im Praxisalltag: Mehr Ruhe im täglichen Betrieb, klar strukturierte Prozesse in der Bearbeitung von Anfragen und eine effizientere Aufgabenverteilung im Team. Patient:innen erhalten schneller Rückmeldungen, während sich nach einer kurzen Umstellungsphase eine durchweg hohe Zufriedenheit einstellte. Diese Entwicklung spiegelt sich auch im Feedback wider: Das Team bewertet die Lösung mit 5 von 5 Punkten, Patient:innen profitieren von deutlich reduzierten Warteschleifen sowie einer zügigen Rückmeldung über Antwortoptionen, die sich direkt aus der Oberfläche bedienen lassen.
Zukunftsperspektiven
Die Praxis nutzt PraxisConcierge intensiv – für die weitere Optimierung der Abläufe wurde der Telefonassistent durch die Online-Rezeption WebConcierge ergänzt. Damit verwaltet die Praxis sämtliche Anfragen – Web und Telefonie – aus einer Oberfläche und reduziert ihr Email-Aufkommen. Zusätzlich möchte das Team prüfen, wie weitere digitale Prozesse – etwa die automatisierte Terminbuchung am Telefon – den Praxisalltag entlasten und die Patientenkommunikation noch effizienter gestalten können.
”„Eine meiner besten Entscheidungen seit der Praxisübernahme!“
Dr. med. Sonia FrihsFachärztin für Allgemeinmedizin, Hausarztpraxis Weiterstadt
Über PraxisConcierge
Seit 2021 unterstützt PraxisConcierge Dienstleister aus dem Gesundheitswesen bei der Digitalisierung der Praxis und der Optimierung der Patientenkommunikation. Unser KI-Telefonassistent sowie die Online-Rezeption entlasten Praxisteams und Patient:innen.
Dabei stellen wir den Erfolg unserer Kunden – Arztpraxen, MVZ und Kliniken – und ihrer Patientenzufriedenheit in den Mittelpunkt unseres Handelns. Sie sind neugierig, wie PraxisConcierge Ihre Praxis unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie gleich Ihre persönliche Produktdemo.
Verbessern Sie mit PraxisConcierge Ihre Patientenkommunikation
Mit PraxisConcierge kann Ihr Team Patientenanliegen effizienter und flexibler bearbeiten.