Erfolgsgeschichte
Wie die MainRadiologie mit effizientem Telefonservice ihr Team entlastet und Patient:innen zufrieden stellt
Fotoquelle: mainradiologie.de
600+ Anrufe pro Woche automatisch bearbeitet
Bessere Erreichbarkeit & weniger Wartezeiten
Spürbare Entlastung des Praxisteams im Arbeitsalltag
Hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Kundenprofil
- Praxisname: MainRadiologie
- Fachrichtung: Radiologie
- Mitarbeitende: 60+, darunter 8 Ärzt:innen, 8 ärztliche Gesellschafter:innen, 5 angestellte Ärzte:innen
- Standort(e): Mehrere Standorte in Bayern (darunter Kitzingen, Ochsenfurt, Karlstadt)
- Website: mainradiologie.de
Hintergrund
Die MainRadiologie ist eine überörtliche Berufsausübungsgemeinschaft (üoBAG) und Mitglied im Verbund Radiologischer Nuklearmedizinischer Zentren (VRNZ). Unter der Leitung von Jeannette Gelardi (COO), die sich als Praxismanagerin um strategische Projekte und deren Umsetzung kümmert, arbeitet ein Team von über 60 Fachkräften (8 ärztlichen Gesellschafter:innen sowie 5 angestellte Ärzt:innen) an 5 Standorten in Unterfranken nach neuesten Methoden am gesamten Spektrum der medizinischen Bildgebung. Das PVS Medavis bildet für die Radiologie die Basis ihrer täglichen Arbeitsprozesse.
Die Herausforderung
Da bislang kein Telefonassistent zum Einsatz kam, stieg der Druck auf das Praxispersonal stetig an. Zu wenig Personal traf auf ein hohes Aufkommen an Telefonanfragen – von Terminvergaben über Befundanforderungen bis hin zu allgemeinen Fragen. Die hohe Anruflast und die unstrukturierte Abarbeitung der täglichen Telefonate führten zu einer starken Auslastung des Personals. Durch die langen Telefongespräche fehlte die Zeit für andere Aufgaben, was zu einem hohen Stresspegel und Unzufriedenheit führte. Für die Patient:innen wiederum bedeuteten die langen Wartezeiten am Telefon eine verminderte Servicequalität.
Warum PraxisConcierge?
Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der Telefonassistenz von PraxisConcierge waren für die Praxisverwaltung insbesondere die einheitliche Plattform, in der alle eingehenden Anrufe und Anfragen übersichtlich und gebündelt dargestellt werden. Durch den optimierten Workflow und das strukturierte Anrufmanagement können Patientenanliegen schneller und effizienter bearbeitet werden. Mitarbeiter:innen können sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Integration mit Medavis RIS
Da vorher kein Telefonassistent existierte, konnte PraxisConcierge von Grund auf in die bestehende Umgebung und das vorhandene Praxisverwaltungssystem integriert werden. Die einheitlich positive Rückmeldung des Teams spricht für eine gelungene Einführung.
”Wir erleben einen enorm hohen Zufriedenheitsgrad auf allen Seiten. Die Patienten sind wesentlich entspannter und freuen sich über die schnelle Bearbeitung ihres Anliegens.
Jeanette GelardiPraxismanagerin (COO), üBAG MainRadiologie
Genutzte Hauptfunktionen des Telefonassistenten
- Terminvereinbarung, -absage und -verschiebung
- Anforderung von Befunden und Untersuchungsbildern
- Allgemeine Anfragen
- Verteilung der Anrufe auf fünf Standorte, um das Arbeitsaufkommen pro Mitarbeiter:in zu senken
Die Ergebnisse
Mehr als 600 Anrufe werden jede Woche vom Telefonassistenten abgefangen und strukturiert verteilt. Laut der Praxismanagerin Jeannette Gelardi hat sich die Gesamtbelastung des Teams der MainRadiologie nach der Einführung von PraxisConcierge deutlich reduziert. Darüber hinaus bemerkt sie auch qualitative Veränderungen im Praxisalltag:
- Deutlich geringerer Stresspegel: Ein durchgängiger Telefonservice ohne lange Wartezeiten ermöglicht konzentriertes Arbeiten
- Zufriedene Patient:innen: Schnellere Bearbeitung, freundliche Gespräche und kaum noch Wartezeiten
- Hohe Teamakzeptanz: Die Mitarbeiter:innen bewerten die Lösung mit 5 von 5 Punkten und schätzen die neue Struktur.
Zukunftsperspektiven
Die MainRadiologie setzt neben dem Telefonassistenten auch die Online-Rezeption (WebConcierge) von PraxisConcierge ein, um die Patientenkommunikation noch kundenfreundlicher zu gestalten. Die Erfolgsgeschichte unter maßgeblichem Einsatz der engagierten Praxismanagerin Jeannette Gelardi zeigt, wie die Implementierung von PraxisConcierge die Abläufe in einer radiologische Praxis mit mehreren Standorten erheblich verbessert hat.
”Tägliches Abarbeiten des gesamten Telefonaufkommens ist jetzt kein Problem mehr. Das Feedback der Mitarbeiterinnen ist einheitlich positiv.
Jeanette GelardiPraxismanagerin (COO), üBAG MainRadiologie
Über PraxisConcierge
Seit 2021 unterstützt PraxisConcierge Dienstleister aus dem Gesundheitswesen bei der Digitalisierung der Praxis und der Optimierung der Patientenkommunikation. Unser KI-Telefonassistent sowie die Online-Rezeption entlasten Praxisteams und Patient:innen.
Dabei stellen wir den Erfolg unserer Kunden – Arztpraxen, MVZ und Kliniken – und ihrer Patientenzufriedenheit in den Mittelpunkt unseres Handelns. Sie sind neugierig, wie PraxisConcierge Ihre Praxis unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie gleich Ihre persönliche Produktdemo.
Verbessern Sie mit PraxisConcierge Ihre Patientenkommunikation
Mit PraxisConcierge kann Ihr Team Patientenanliegen effizienter und flexibler bearbeiten.