ERFAHRUNGSBERICHT
Mehr Ruhe, bessere Erreichbarkeit:
So gewinnt Dr. Silke
Zinke in ihrer rheumatologischen Praxis Zeit zurück
Fotoquelle: Alper Galip, Foto For Life
100+ Anrufe
pro Woche werden zuverlässig verarbeitet
2h
Zeitersparnis pro Woche
100% Erreichbarkeit
während der Sprechzeiten
Hohe Teamakzeptanz
Kundenprofil
- Praxisname: Rheumatologische Schwerpunktpraxis Dr. med. Silke Zinke
- Fachrichtung: Rheumatologie
- Mitarbeitende: 1 Ärztin, 4 Rheumatologische Fachassistent:innen
- Standort(e): Berlin
- Website: rheuma-praxis-zinke.de/
Hintergrund
Die rheumatologische Schwerpunktpraxis von Dr. Silke Zinke ist eine hochspezialisierte Einzelpraxis in Berlin. Neben der täglichen Sprechstunde werden akute Termine vergeben, Laboruntersuchungen durchgeführt, Infusionen betreut und Studien begleitet. Zusätzlich arbeitet das Team in verschiedenen Versorgungsmodellen wie Selektivverträgen und ASV. Dr. Zinke übernimmt neben der ärztlichen Tätigkeit auch die Aufsicht über die Fachassistent:innen sowie die Durchführung und Dokumentation der vielen parallelen Behandlungsprozesse. Darüber hinaus ist sie seit 2020 Vorsitzende des Bundesverbandes Deutscher Rheumatologen e. V. (BDRh).
Die Herausforderung
Während der Sprechzeiten klingelte das Telefon ständig – und wertvolle Arbeitszeit ging für Anrufe verloren, obwohl jede helfende Hand in der Praxis gebraucht wurde. Bei Personalausfällen musste die Praxis das Telefon sogar zeitweise komplett ausschalten, wodurch die Erreichbarkeit litt. Vor dem Einsatz der Telefonassistenz traten folgende Symptome auf:
- Häufig Stress im Team
- Anrufe konnten nicht immer beantwortet werden
- Patient:innen erreichten die Praxis teilweise nicht
- Täglich 30–50 manuell zu bearbeitende Anrufe
Vom täglichen Engpass zur strukturierten Lösung
Als die Praxis merkte, dass das Telefon zunehmend den Takt des Arbeitstags bestimmte, wurde klar: Es braucht eine Lösung, die Struktur schafft – ohne den Praxisalltag komplizierter zu machen. Ziel war es, die Arbeit besser zu organisieren, während der Sprechzeiten zuverlässig erreichbar zu bleiben und Anrufe auch außerhalb der Öffnungszeiten planbar zu bearbeiten. PraxisConcierge überzeugte genau an dieser Schnittstelle zwischen Entlastung und Kontrolle.
Weniger Unterbrechungen, mehr Überblick
Im Alltag setzt die Praxis auf gezielte Funktionen des Telefonassistenten, die sofort spürbar entlasten: kurze SMS-Antworten für schnelle Rückmeldungen an die Patient:innen, Rückrufe lassen sich mit einem Klick auslösen. Urlaubszeiten und Durchwahlen sind flexibel hinterlegt, sodass Anrufe richtig gesteuert werden. Besonders wichtig: Die Anrufe werden direkt der jeweiligen Patientenakte zugeordnet – für einen nahtlosen Arbeitsfluss ohne Medienbrüche.
”Wir sind immer erreichbar – in den Sprechzeiten. Und wir können Anrufe später abarbeiten.
Dr. med. Silke ZinkeRheumatologische Schwerpunktpraxis, Berlin
Genutzte Hauptfunktionen des Telefonassistenten
- SMS-Antwort für schnelle Rückmeldungen
- Rückrufe per Klick
- Urlaubszeiten & Durchwahlen für Fachkolleg:innen
- Zuordnung der Anrufe direkt zur Patientenakte
Die Ergebnisse
Heute werden wöchentlich über 100 Anrufe automatisch erfasst und strukturiert verarbeitet. Das spart dem Team rund zwei Stunden Arbeitszeit pro Woche und bringt spürbare Ruhe in den Alltag. Patient:innen erreichen die Praxis zuverlässig, Anliegen werden schneller bearbeitet. Auch die Erreichbarkeit für ärztliche Kolleg:innen hat sich deutlich verbessert.
Zukunftsperspektiven
Die Praxis nutzt PraxisConcierge intensiv und plant die weitere Optimierung, etwa durch eine Online-Rezeption als Ergänzung zur Telefonassistenz. Rezepte, Überweisungen und Terminanfragen lassen sich dann unabhängig vom Telefon stellen – aber in einer Oberfläche bearbeiten.
Fazit: Mehr Ruhe, bessere Erreichbarkeit – und messbar mehr Zeit für Medizin.
”Die Patient:innen sind deutlich zufriedener und schätzen unsere
Dr. med. Silke ZinkeRheumatologische Schwerpunktpraxis, Berlin
Erreichbarkeit.
Über PraxisConcierge
Seit 2021 unterstützt PraxisConcierge Dienstleister aus dem Gesundheitswesen bei der Digitalisierung der Praxis und der Optimierung der Patientenkommunikation. Unser KI-Telefonassistent sowie die Online-Rezeption entlasten Praxisteams und Patient:innen.
Dabei stellen wir den Erfolg unserer Kunden – Arztpraxen, MVZ und Kliniken – und ihrer Patientenzufriedenheit in den Mittelpunkt unseres Handelns. Sie sind neugierig, wie PraxisConcierge Ihre Praxis unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie gleich Ihre persönliche Produktdemo.
Verbessern Sie mit PraxisConcierge Ihre Patientenkommunikation
Mit PraxisConcierge kann Ihr Team Patientenanliegen effizienter und flexibler bearbeiten.