Erfolgsgeschichten
Wie das MVZ Bottwar nach dem Wechsel zu PraxisConcierge Telefonassistenz wieder beliebt macht
Fotoquelle: mv-bottwar.de
10+ Stunden Zeitersparnis pro Woche
500+ Anrufe pro Woche automatisch bearbeitet
Bessere Erreichbarkeit & Patientenzufriedenheit
Home-Office für Mitarbeitende möglich
Reduzierter Stress für das Empfangsteam
Höhere Attraktivität als Arbeitgeber
Kundenprofil
- Praxisname: MVZ Bottwar
- Fachrichtung: Allgemeinmedizin, Innere Medizin
- Mitarbeitende: 100+
- Standort(e): Mehrere Standorte in Baden-Württemberg (u. a. Oberstenfeld, Allmersbach im Tal, Aspach, Beilstein)
- Website: mv-bottwar.de
Hintergrund
Die MVZ Bottwar GmbH betreibt mehrere Arztpraxen in Baden-Württemberg, in denen unter anderem Allgemeinmedizin und Innere Medizin angeboten werden. Mit rund 100 Mitarbeitenden und über 20 behandelnde Ärzt:innen deckt das MVZ ein breites medizinisches Spektrum ab und setzt dabei ganz auf eine enge Patientenbindung.
Als innovatives Unternehmen setzt das ärztliche Versorgungszentrum auch auf moderne IT-Lösungen, um die Praxisabläufe effizienter zu machen. Zusammen mit dem Praxismanagement werden digitale Projekte vorangetrieben, darunter auch die Einführung eines neuen Telefonassistenten.
Die Herausforderung
Das MVZ Bottwar GmbH nutzte zunächst einen anderen Telefonassistenten für ihr Telefonmanagement. Diese Lösung erwies sich jedoch als unzureichend für den Praxisbetrieb. Laut dem Team mangelte es dem Telefonassistenten unter anderem an folgenden Punkten:
- Mangelhafte Spracherkennung
- Fehlende Integration mit der Praxissoftware
- Unzureichender Kundensupport
- Keine effektive Anrufkategorisierung
Anforderungen an die neue Lösung
Das MVZ Bottwar suchte nach einer besseren Möglichkeit, Anrufe effizient zu erfassen und diese durch automatische Kategorisierung einfach und schnell zu priorisieren. Gleichzeitig sollte die neue Telefonassistenz mit der bestehenden Praxissoftware kompatibel sein und das Praxisteam bei Personalengpässen und in Stoßzeiten effektiv entlasten.
Wechsel zu PraxisConcierge
Ausschlaggebend für die Wahl des Telefonassistenten von PraxisConcierge war, dass sich die Software im Praxisalltag sofort bewährt hat und sowohl vom Praxisteam als auch den Patient:innen sehr gut angenommen wird. Dank der übersichtlichen Oberfläche geht kein Anruf mehr verloren, Anrufer müssen nicht mehr in der Warteschleife ausharren. Außerdem kann das medizinische Versorgungszentrum telefonische Anfragen nach Dringlichkeit sortieren und dadurch den Telefonservice deutlich verbessern.
”Kein Anruf geht mehr verloren, niemand muss mehr in der Warteschlange Zeit totschlagen – Anrufe können nach Dringlichkeit bearbeitet werden.
Dr. Marcus MichnaInhaber und Ärztlicher Leiter MVZ Bottwar
Genutzte Hauptfunktionen
Als Pluspunkte von PraxisConcierge führt das Praxisteam folgende Punkte auf:
- Automatische Anrufannahme & Kategorisierung
- Nahtlose Integration in die Praxissoftware (EVA von abasoft)
- Nutzung des WebConcierge als digitale Rezeption
- Optimierter Telefonservice ohne Warteschlangen
Das Praxismanagement des Versorgungszentrums berichtet auch, dass Personalausfälle besser kompensiert und dank des Telefonassistenten nun sogar Home-Office für die Mitarbeiter angeboten werden kann – in Zeiten von MFA-Mangel ein wichtiger Pluspunkt bei der Akquise neuer MitarbeiterInnen. Eine sehr gute Note erhielt das Team von PraxisConcierge auch für den Kundensupport bei der Einrichtung des neuen Systems. Die reibungslose Integration mit dem PVS und die intuitive Bedienoberfläche erleichtern die tägliche Arbeit spürbar.
Die Ergebnisse
Durch den Einsatz der digitalen Telefonassistenz von PraxisConcierge konnte das MVZ Bottwar über 10 Arbeitsstunden pro Woche einsparen. Mehr als 500 Anrufe werden wöchentlich vom Telefonassistenten bearbeitet – eine deutliche Entlastung für das Team, das auch bei Anrufspitzen fokussiert arbeiten kann. Am wichtigsten aber ist das positive Patientenfeedback zur Servicequalität des Telefonassistenten. Hierzu ließ uns das Praxismanagement im herrlichsten Schwäbisch wissen: “Net bruddelt isch g´lobt gnug.“ (Schwäbisches Lob). Na, ob das die KI wohl versteht?
Zukunftsperspektiven
Um den Patient:innen noch besseren Service anzubieten, nutzt das MVZ Bottwar bereits den WebConcierge als Ergänzung zum Telefonassistenten. Mit ihrem Erfolg zeigt das MVZ Bottwar, wie durch die Kombination von Chatbot und eines KI-gestützten Telefonassistenten nicht nur Wartezeiten und Arbeitsaufwand an verschiedenen Standorten reduziert, sondern auch neue Arbeitsmodelle – wie Home-Office – für die Belegschaft realisiert werden können. Das Ergebnis: zufriedene Patient:innen, ein entlastetes Team und eine zukunftsorientierte Praxisorganisation.
”Wir sind rundum zufrieden mit unserem Praxis- und WebConcierge!
Dr. Marcus MichnaInhaber und Ärztlicher Leiter MVZ Bottwar
Über PraxisConcierge
Seit 2021 unterstützt PraxisConcierge Dienstleister aus dem Gesundheitswesen bei der Digitalisierung der Praxis und der Optimierung der Patientenkommunikation. Unser KI-Telefonassistent sowie die Online-Rezeption entlasten Praxisteams und Patient:innen.
Dabei stellen wir den Erfolg unserer Kunden – Arztpraxen, MVZ und Kliniken – und ihrer Patientenzufriedenheit in den Mittelpunkt unseres Handelns. Sie sind neugierig, wie PraxisConcierge Ihre Praxis unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie gleich Ihre persönliche Produktdemo.
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