Erfolgsgeschichten
Wie eine hausärztlich-internistische und dermatologische Praxisgemeinschaft aus München mit PraxisConcierge ihre Praxistelefonie optimiert hat
Dr. med. Emmerich Hunsdorfer, Fotoquelle: hautarzt-muc.de/
10+ Stunden
Zeitersparnis pro Woche
500+ Anrufe
pro Woche automatisch bearbeitet
50% Stelle eingespart
Entlastetes Team
dank optimiertem Workflow
Besser Erreichbar
und schnellere Reaktionszeit
Kundenprofil
- Praxisname: Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße
- Fachrichtung: Innere Medizin, Dermatologie
- Mitarbeitende: 10
- Standort(e): München
Hintergrund
Die Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße steht für exzellente dermatologische Behandlungen und Innere Medizin. Unter der Leitung von Dr. med. Emmerich Hunsdorfer und Dr. med Shila Ajdari kümmern sich rund zehn Mitarbeitende und bis zu vier Ärzt:innen um das Wohl der Patient:innen. Neben aktuellen medizinischen Verfahren legt das Team besonderen Wert auf persönlichen Service und eine hervorragende Patientenbetreuung.
Die Herausforderung
Begrenzte Kapazitäten an der Anmeldung (vier Leitungen, drei Endgeräte) führten zu einer Überlastung des Empfangsteams. Das Telefon klingelte während der zehnstündigen Öffnungszeiten nahezu durchgehend, wodurch täglich schätzungsweise 100 Anrufe manuell bewältigt werden mussten. Dies führte zu:
- Lange Wartezeiten und Unzufriedenheit bei Patient:innen
- Schlechte telefonische Erreichbarkeit der Praxis
- Hoher Stressbelastung für das Team, da kaum Zeit für andere Aufgaben blieb
”Wir waren ständig mit Verwaltung und Telefonie gebunden – das war für unsere Patientinnen und Patienten wie auch für uns selbst unbefriedigend.
Dr. med. Emmerich HunsdorferArzt/ Geschäftsführer, Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße
Bisherige Lösungsversuche
Ein interner Ausbau der Telefoninfrastruktur (z. B. mehr Leitungen) und interne Umstrukturierungen konnten die hohe Anruflast nicht ausreichend reduzieren. Es brauchte eine neue Lösung mit den folgenden kritischen Anforderungen:
- Entlastung des Teams bei Anrufspitzen
- Nahtlose Integration ins bestehende PVS (tomedo®)
- Jederzeitige Erreichbarkeit für Patient:innen ohne Warteschleife
Digitale Telefonassistenz als Lösung
PraxisConcierge überzeugte durch die benutzerfreundliche Oberfläche, Textbausteine, SMS- und E-Mail-Antwortmöglichkeiten sowie eine reibungslose Integration in die Arztsoftware tomedo. Patient:innen können rund um die Uhr ihr Anliegen hinterlassen, während das Praxisteam die Nachrichten flexibel bearbeitet.
Genutzte Hauptfunktionen
Zu den von der Praxis besonders geschätzten Funktionen des KI-Telefonassistenten zählen:
- Terminbestätigungen und -absagen per Klick
- Rezeptbestellungen für Patient:innen
- Anrufspitzen abfangen
- Optische Aufbereitung der Anrufliste mit sehr guter Transkription
”Der Workflow ist einfach sehr gut: Wir können auf einen Blick sehen, worum es geht, und mit einem Klick antworten. Das erleichtert unseren Arbeitsalltag enorm.
Anita HabibMFA, Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße
Implementierungsprozess und Teambeteiligung
Besonders die Integration des Telefonassistenten mit der Praxissoftware von tomedo verlief reibungslos. Laut Praxisteam ist die Handhabung von PraxisConcierge intuitiv, sodass die Einarbeitung schnell und ohne großen Schulungsaufwand erfolgte.
Spezifische Anwendungsfälle
Der Telefonassistent übernimmt Terminvereinbarungen, Rezeptbestellungen und Terminabsagen. Nur dringende oder komplexe Anliegen werden ans Praxisteam weitergeleitet – so bleibt auch in Stoßzeiten mehr Ruhe für die Patientenbetreuung.
Die Ergebnisse
Dank des Einsatzes des Telefonassistenten spart die Praxis über 10 Arbeitsstunden pro Woche ein und fängt mehr als 500 Anrufe wöchentlich ab. Mindestens eine halbe Stelle konnte so eingespart werden. Darüber hinaus:
- Verbesserte Kommunikation: Anfragen werden schneller beantwortet, die Erreichbarkeit ist gestiegen
- Entlastetes Team: Mehr Zeit für persönliche Betreuung und wichtige Verwaltungsaufgaben
- Hohe Akzeptanz: Das Praxisteam schätzt besonders die einfache Bedienung und den optimierten Workflow
”Wir sehen sofort, worum es geht, und können flexibel entscheiden, wer wann reagiert. Das hat unsere Arbeitsabläufe entscheidend verbessert.
Arijola MatoshiMFA, Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße
Zukunftsperspektiven
Von der effizienten Terminverwaltung über die schnellere Bearbeitung von Rezeptanfragen bis hin zur besseren Patientenzufriedenheit: das Beispiel von Dr. med. Emmerich Hunsdorfer zeigt, wie der Einsatz der neuesten medizinischen Technik sowie Kommunikationstechnik Hand in Hand gehen können. Die Praxisgemeinschaft plant, den Telefonassistenten künftig noch enger mit dem Terminbuchungssystem in tomedo zu verzahnen. Auch WebConcierge, der Chatbot von PraxisConcierge, ist für die Erweiterung der Patientenkommunikation im Gespräch. Das Team zeigt sich offen für weitere digitale Lösungen, um den Service für Patient:innen konsequent zu verbessern.
”Das Produkt funktioniert perfekt und hat unsere Workflows wirklich optimiert. Wir können unsere Zeit und unsere Mitarbeitenden jetzt viel flexibler einteilen.
Dr. med. Emmerich HunsdorferArzt/ Geschäftsführer, Praxisgemeinschaft Nymphenburger Straße
Über PraxisConcierge
Seit 2021 unterstützt PraxisConcierge Dienstleister aus dem Gesundheitswesen bei der Digitalisierung der Praxis und der Optimierung der Patientenkommunikation. Unser KI-Telefonassistent sowie die Online-Rezeption entlasten Praxisteams und Patient:innen.
Dabei stellen wir den Erfolg unserer Kunden – Arztpraxen, MVZ und Kliniken – und ihrer Patientenzufriedenheit in den Mittelpunkt unseres Handelns. Sie sind neugierig, wie PraxisConcierge Ihre Praxis unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie gleich Ihre persönliche Produktdemo.
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Mit PraxisConcierge kann Ihr Team Patientenanliegen effizienter und flexibler bearbeiten.