Telefonassistent Arztpraxis: 8 Anbieter im Vergleich

In der heutigen Zeit ist die Digitalisierung in Arztpraxen nicht mehr wegzudenken. Ein wichtiger Aspekt dieser Transformation ist die digitale Patientenkommunikation, die durch den Einsatz von KI-basierter Telefonassistenz revolutioniert wird. Diese intelligenten Systeme automatisieren und optimieren die Kommunikation mit Patienten, entlasten das Praxispersonal und steigern die Effizienz. Doch welcher Telefonassistent ist der richtige für Ihre Arztpraxis?

Dieser umfassende Ratgeber bietet Ihnen einen detaillierten Vergleich der führenden Anbieter von digitalen Telefonassistenten in Deutschland, darunter etablierte und neue Alternativen auf dem Markt. Neben Funktionen und Kosten, analysieren wir die Qualität der Software und der Anbindung an das Praxisverwaltungssystem (PVS). Weitere wichtige Aspekte bei der Auswahl sind die Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport, und Datenschutz. Damit bietet unser Anbietervergleich Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Frage, welches der beste Telefonservice für Ihre Praxistelefonie ist.

Warum ein digitaler Telefonassistent für Ihre Praxis unverzichtbar ist

Im hektischen Praxisalltag nimmt die Telefonie oft einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Zwischen Anrufe entgegennehmen, Terminbuchung, Anfragen verschriftlichen und Patientenfragen beantworten, bleibt für das Praxisteam wenig Zeit für die eigentliche Patientenversorgung. Hier kommen Telefonassistenten ins Spiel. 

Digitale Telefonassistenten können: 

• • Abläufe automatisieren: Terminbuchung, Rezeptbestellung, Erinnerungen und Rückrufe werden automatisiert, was die Praxisabläufe verbessert und die Effizienz steigert
  • Wartezeiten reduzieren: Patienten erhalten zu jeder Zeit Informationen oder werden direkt an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet – lange Warteschleifen und Frustration am Telefon werden vermieden
  • Personal entlasten: Routineaufgaben werden von dem Telefonassistenten übernommen, sodass sich Ihr Praxispersonal auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Dies kann insbesondere bei Personalengpässen in der Praxis (Stichwort MFA-Mangel) ein entscheidender Vorteil sein
  • Patientenzufriedenheit erhöhen: Schnellere Bearbeitung von Anfragen, 24/7 Erreichbarkeit der eigenen Praxis und ein professioneller Service verbessern nachweislich die Patientenerfahrung
  • Erreichbarkeit verbessern: Patienten können die Praxis rund um die Uhr erreichen, auch außerhalb der Praxiszeiten
  • Kosten senken: Durch die Automatisierung von Aufgaben und die Entlastung des Personals können Telefonassistenten zur Kostenoptimierung beitragen

Anbindung an das Praxisverwaltungssystem (PVS) 

Neben der Anbindung an die Telefonanlage der Arztpraxis ist die Integration des Telefonassistenten mit Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) oder anderen Patientenmanagementsystemen entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und die optimale Nutzung des Systems. 

Vorteile der PVS-Integration: 

• • Direkter Zugriff auf Patientendaten: Der KI-Sprachassistent kann auf die in der Patientenakte gespeicherten Daten zugreifen, um den Anrufer zu identifizieren, Anfragen zu personalisieren oder weitere hinterlegte Kontaktmöglichkeiten zu recherchieren
  • Automatisierte Aktualisierung von Patientendaten: Neue Termine, Rezeptbestellungen und andere Informationen werden automatisch im PVS aktualisiert, was Doppelarbeit und Fehler vermeidet
  • Verbesserter Workflow: Durch die Integration von Telefonassistenz und PVS werden Informationen zentral gespeichert und sind für alle Mitarbeiter zugänglich, was die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert
  • Fehlerreduzierung: Die automatisierte Datenübertragung zwischen Telefonassistent und PVS minimiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe

Datenschutz und Sicherheit

Der Einsatz von KI-gestützter Telefonassistenz in Arztpraxen wirft rechtliche und ethische Fragen auf, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen: 

• • Datenschutz: Die Verarbeitung von Patientendaten durch den Telefonassistenten muss den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO, entsprechen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die notwendigen Anforderung erfüllt und die Daten vertraulich behandelt
  • Informationspflicht: Patienten müssen darüber informiert werden, dass ihre Anrufe von einem Telefonassistenten entgegengenommen werden
  • Haftung: Klären Sie die Haftungsfrage im Falle von Fehlern oder Missverständnissen mit dem Anbieter 
  • Menschliche Interaktion: Trotz aller Vorteile von Telefonassistenten sollten Patienten die Möglichkeit haben, bei Bedarf oder in Notfällen mit einem menschlichen Ansprechpartner zu sprechen

Telefonassistenz für Arztpraxen im Vergleich

PraxisConcierge

Seit 2021 auf dem Markt, bietet PraxisConcierge wahrscheinlich das umfangreichste Funktionspaket unter allen KI-Telefonassistenten für Ärzte. Die Plattform unterstützt und automatisiert mit einem Klick zahlreiche Routine-Aufgaben am Empfang, die sonst von menschlichen Telefonisten oder MFA erledigt werden müssten, darunter Rezeptbestellungen, Terminvergaben für ausgewählte Kalendersysteme und die automatische Dokumentation der bearbeiteten Anrufe in der Patientenakte im Praxisverwaltungssystem. Das Herzstück von PraxisConcierge ist die sehr gute Qualität der PVS-Integration: über 50 Patientenverwaltungssysteme, darunter bekannte Praxissoftware wie tomedo©, T2Med©, Medatixx©, Duria© oder Medistar© sind nahtlos mit PraxisConcierge angebunden.  

Fazit: Die beste Kombination aus PVS-Integration, Funktionsumfang und Kundensupport

Die leistungsstarke PVS-Kommunikation und die vielen automatisierten Funktionen machen den digitalen Telefonassistenten von PraxisConcierge zu einer idealen Lösung für große Praxen und medizinische Versorgungszentren (MVZ). Kleine Arztpraxen werden vor allem die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die einfache und übersichtliche Preisgestaltung schätzen. Ein großes Plus für alle Praxisgrößen ist der exzellente Kundensupport, der allen Kunden ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht. 

Beliebte Funktionen: Terminbuchung, Rezepte, automatische Dokumentation.  

Preise: monatliche Grundgebühr nach Zahl der angemeldeten Kassenarztsitze; je Sitz 149 Euro, (zzgl. MwSt.), ab zwei Sitzen Staffelpreise. 

Testmöglichkeiten: Kostenlose Demo vereinbaren 

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medflex

Medflex ist ein digitaler Telefonassistent, der Arztpraxen bei der Verwaltung der Patientenkommunikation unterstützt. Er kann Anrufe beantworten, Nachrichten entgegennehmen und Termine vereinbaren. Außerdem können digitale Dokumente wie Anamnesebögen gesendet und empfangen werden. Medflex ist ein zertifizierter Anbieter, der ausschließlich EU-basierte Systeme verwendet.

Preise: Auf Anfrage
Testmöglichkeiten: Auf Anfrage

VITAS

Vitas ist einer der Marktführer im Bereich der Telefonassistenz in Deutschland. Im Gegensatz zu anderen Lösungen, ist die Plattform nicht auf die Gesundheitsbranche spezialisiert, sondern ermöglicht es Unternehmen jeder Branche, individuelle KI-basierte Telefonassistenten zu erstellen. Benutzer können den Assistenten für spezifische Anrufszenarien konfigurieren, wie z.B. Terminvereinbarungen oder Kundenanfragen, und dabei relevante Informationen erfassen. Die Plattform strukturiert die Anrufdaten anschließend, um eine einfache Überprüfung und Bearbeitung zu gewährleisten; Transkripte und Audio-Ausschnitte stehen zur Verfügung.

Preise: 35 € – 224 € pro Monat + 0,23 € – 0,20 € pro Konversation
Testmöglichkeiten: 30-tägige Testphase

Mediform

Mediform ist ein relativ junger Anbieter auf dem Markt. Die Lösung umfasst einen KI-gestützten Telefonassistenten (MediVoice) und einen Online-Chat-Service (MediChat). MediVoice bearbeitet bis zu 80 % der Anrufe autonom, reduziert so die Arbeitsbelastung des Praxispersonals und verbessert die Effizienz. Es lässt sich in bestehende Praxisverwaltungssysteme integrieren und kann im Dauerbetrieb oder bei Bedarf eingesetzt werden. Mediform legt großen Wert auf Datensicherheit und gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Vorschriften.

Preise: 89,25 € pro Monat (Grundpreis) + 17,85 Cent/Min.
Testmöglichkeiten: nach Vereinbarung

CallOne

CallOne bietet einen auf Chat-GPT basierten VoiceBot, der einfache Aufgaben in der Anrufbearbeitung automatisiert, wie z. B. die Beantwortung von FAQs, die Bereitstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen und intelligentes Call-Forwarding. Er ist vollständig DSGVO-konform und kann in bestehende Systeme integriert werden. CallOne bietet auch cloudbasierte Telefonsysteme und Callcenter-Software an.

Preise: 179 € pro Monat + 0,20 € / Min.
Testmöglichkeiten: nach Vereinbarung

Aaron.ai

Aaron.ai ist ein KI-gestützter Telefonassistent für Arztpraxen, der eingehende Anrufe entgegennimmt, transkribiert und kategorisiert. Seit 2024 gehört Aaron.ai zu Doctolib. Patientenanfragen werden zentral erfasst, die Bearbeitung erfolgt in Doctolib. Aaron ist in verschiedenen Preisklassen erhältlich, um den spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Praxen gerecht zu werden.

Preise: Nur auf Anfrage
Testmöglichkeit: Demo anfordern

Dr.wait

Dr.wait bietet einen KI-gestützten Telefonassistenten für Arztpraxen, der verschiedene Aufgaben automatisiert, darunter Terminplanung, Beantwortung von Patientenfragen und Verwaltung von Rezeptanforderungen. Er kann an spezifische Praxisabläufe angepasst werden und lässt sich in das digitale Wartezimmer von Dr.wait integrieren.

Preise: Nur auf Anfrage
Testmöglichkeit: Live-Demo testen

321 MED

321 MED ist neben PraxisConcierge eine weitere umfangreiche Komplettlösung, die speziell für Ärzte und Anbieter im Gesundheitswesen entwickelt wurde. Wie andere KI-Telefonassistenten kann der digitale Telefonassistent Anrufe in der Praxis jederzeit entgegennehmen und strukturiert bearbeiten. Die Bearbeitung der Patientenanliegen samt automatisierbaren Antwortfunktionen erfolgt über eine zentrale Benutzeroberfläche. Ein Vorteil ist die individuelle und flexible Einrichtung: für die Installation der Software muss ein Javascript in den Quellcode der Webseite eingefügt werden. 321 MED verfügt über Anbindungen zu gängigen PVS wie zum Beispiel medatixx, t2med, Duria und tomedo.

Preise: Ab 139 € pro Monat
Testmöglichkeit: 4 Wochen testen

Telefonassistenten in der Praxis: Fazit und Empfehlungen

Ein digitaler Telefonassistent ist eine lohnende Investition für jede Arztpraxis. Die Software steigert die Effizienz, vereinfacht die Patientenkommunikation und entlastet damit Ihr Team. Die Entscheidung für einen Telefonassistenten sollte sorgfältig abgewogen und auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Praxis abgestimmt werden. Während eine kleine Arztpraxis vielleicht eine kostengünstige Lösung mit einem einfachen Preismodell wie bei PraxisConcierge bevorzugt, zählt für große medizinische Versorgungszentren vor allem die Skalierung auf mehrere Behandler und Standorte. Für große Praxen und MVZ bietet PraxisConcierge eine umfassende Automatisierung, Reporting-Funktionen sowie eine exzellente PVS-Integration. Neben dem Funktionsumfang und den Kosten, spielen auch die Benutzerfreundlichkeit, der Datenschutz und der Kunden-Support eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines Telefonassistenten.

Allgemeine Tipps für den Vergleich:

1. 1. Informieren Sie sich umfassend bei den Anbietern und fordern Sie detaillierte Informationen und Referenzen an.
   2. Testen Sie die Systeme in kostenlosen Demos oder Testphasen, um die Spracherkennung, die Benutzerfreundlichkeit und den Funktionsumfang zu bewerten. Beziehen Sie Ihr Praxisteam in die Entscheidung mit ein.
   3. Achten Sie auf die PVS-Schnittstelle und die Kompatibilität mit Ihrem Praxisverwaltungssystem.
   4. Erkundigen Sie sich nach den Datenschutzbestimmungen und stellen Sie sicher, dass der Anbieter die DSGVO-Anforderungen erfüllt.
   5. Achten Sie auf zusätzliche oder verdeckte Kosten für Onboarding (Einführungspreis) oder Kundenservice.
   6. Wählen Sie einen Anbieter mit gutem Kunden-Support und verschiedenen Kontaktwegen.

Checkliste für die Auswahl:

Qualität der Spracherkennung

• • Spracherkennung: Wie gut versteht der KI-Telefonassistent verschiedene Akzente und Dialekte?
  • Natürliche Gesprächsführung: Kann der Assistent natürliche Dialoge führen und auch komplexere Anfragen bearbeiten?
  • Anpassungsfähigkeit: Lässt sich das Tool an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen?
  • Automatische Anamnese: Kann die Software eine automatische Anamnese durchführen?

Funktionsumfang

• • Terminbuchung: Kann der Sprachassistent selbstständig Termine vereinbaren und in den Praxiskalender eintragen?
  • Rezeptbestellung: Können Patienten Rezepte über den Telefonassistenten bestellen?
  • Anrufweiterleitung: Werden Anrufe bei Bedarf an einen menschlichen Ansprechpartner weitergeleitet?
  • Anrufaufzeichnung: Werden Anrufe aufgezeichnet und gespeichert?

PVS-Anbindung

• • Ist eine nahtlose Integration mit Ihrem PVS und anderer Praxissoftware möglich?
  • Werden Daten automatisch zwischen Telefonassistent und PVS synchronisiert?

Benutzerfreundlichkeit

• • Ist das System intuitiv bedienbar und leicht zu erlernen?
  • Gibt es einen Hilfebereich oder Tutorials für Mitarbeiter und Patienten?

Digitale Antwortmöglichkeiten

• • Bietet der Telefonassistent verschiedene digitale Antwortmöglichkeiten, z. B. Antworten per Messenger?
  • Können Rückrufe vermieden werden, indem Patienten die Möglichkeit haben, Anfragen per Messenger zu stellen?

Kundensupport

• • Welche Kontaktwege stehen zur Verfügung (z. B. Hotline, E-Mail, Chat)?
  • Wie ist die Verfügbarkeit des Kundenservice?
  • Ist der Kunden-Support kompetent und hilfsbereit?

Kosten

• • Gibt es Einrichtungsgebühren oder zusätzliche Kosten pro Anruf?
  • Bietet der Anbieter verschiedene Preismodelle an?
  • Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu anderen Anbietern?

Datenschutz und Sicherheit

• • Welche Sicherheitsstandards werden implementiert (z. B. SSL-Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates)?

FAQ