Allgemeine Fragen zum PraxisConcierge (PCO)
Welche Funktionen sollte meine Telefonanlage unterstützen?
Die Anbindung wird durch eine Anruf-Weiterleitung an eine von uns für Sie bereitgestellte Rufnummer vorgenommen. Damit die Rufnummer des anrufenden Patienten im Dashboard angezeigt und zugeordnet werden kann, muss die Telefonanlage auch das Durchreichen der Anrufernummer unterstützen (“Clip no screening”). Die meisten Anlagen unterstützen dieses Feature, evtl. muss es aber explizit freigeschaltet werden. Wir klären das gerne direkt mit dem Betreuer Ihrer Anlage ab.
Wie viele eingehende Parallel-Anrufe sind mit PCO möglich?
Wir können prinzipiell “beliebig viele” Anrufe gleichzeitig verarbeiten. Diese Anzahl ist aber ggf. durch die Anzahl der verfügbaren Amtsleitungen Ihrer Telefonanlage limitiert.
Ist die Integration meines Terminkalenders möglich? Werden auch unterschiedliche Terminarten erkannt?
Für die automatische Erinnerung von Patienten an anstehende Sprechstunden importieren wir die Termindaten abhängig vom verwendeten Kalendersystem über eine Schnittstelle, aus der Datenbank oder aus der Programm-Oberfläche. Dabei können zu erinnernde Terminarten vorgegeben oder auch einzelne Patienten ausgenommen werden.
Wie erkennt PCO die Bestandspatienten?
Der Export von Patienten-Kontaktdaten aus Ihrem PVS ist optional, erweitert aber den angebotenen Funktionsumfang erheblich. Insbesondere ermöglicht die Zuordnung von Anrufern zur Patienten-ID weitergehende Kontaktmöglichkeiten direkt in der Programm-Oberfläche, ausgehende Anrufe und Nachrichten zur Terminerinnerung sowie die automatische Dokumentation in Ihrem Praxis-System. Wir haben Schnittstellen zu allen gängigen PVS.
Fragen zur Telefonie-Konfiguration
Kann ich den Ablauf eines eingehenden Anrufs flexibel gestalten?
Wir richten die Telefonweiche nach Ihren Vorstellungen ein. Wir empfehlen, die Ansagen mit einer den Patienten vertrauten Stimme aufzusprechen – nach unserer Erfahrung erhöht das bei anrufenden Patienten die Akzeptanz und Zufriedenheit mit dem veränderten Praxisauftritt.
Entsteht durch persönlich aufgesprochene Aufnahmen eine zeitliche Verzögerung während des Anrufs?
Nein. Unsere Infrastruktur ist redundant so aufgesetzt, daß dadurch keine zeitliche Verzögerung entsteht.
Fragen zur Arbeit mit Praxisconcierge
Was brauche ich für die Nutzung von PraxisConcierge?
Als Cloud-Dienst ist das PCO-Desktop auf allen Arbeitsplätzen mit einem Internetanschluss und einem aktuellen Browser (z.B. Firefox, Chrome,…) zugänglich. Vorteilhaft ist ein Kopfhörerausgang am jeweiligen Arbeitsplatz.
Eine Ihrem Praxis-Netzwerk zugeordnete feste IP-Adresse ermöglicht uns die zielgenaue Einschränkung des Zugriffs.
Welche direkte Antwortmöglichkeiten unterstützt die PCO-Oberfläche?
Mit PCO können anrufenden Patienten bei Vorliegen entsprechender Kontaktdaten aus der Oberfläche direkt SMS- und Mailantworten gesendet werden.
Diese Kontaktmöglichkeiten werden angeboten mit dem Vorbehalt, keine besonderen personenbezogenen Daten auszutauschen. Dafür übernimmt PCO keine Haftung. Der Mailversand erfolgt über eine sichere Schnittstelle unter einer von Ihnen gewählten Absenderadresse und mit Ihrer Signatur.
Sind individuelle Antwortvorlagen für SMS und eMail möglich?
Ja. PCO ermöglicht die Hinterlegung von unbegrenzt vielen Antwortvorlagen direkt in der Oberfläche.
Können die Patienten-Anfragen und Antworten automatisch in mein PVS übernommen werden?
Ja, die ein- und ausgehende Kommunikation wird -wenn gewünscht- automatisch in Ihrem PVS in der entsprechenden Patientenkartei dokumentiert.
Kann ich Daten aus dem System exportieren?
Ja – alle Daten, die im Dashboard dargestellt sind, können als csv/xlsx-Datei exportiert werden.
Was passiert mit meinen Daten? Ist das System sicher?
Neben dem Dienstleistungs-Vertrag schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. In diesem sichern wir Ihnen zu, Ihre Daten nicht anderweitig zu nutzen und nicht weiterzugeben. Bei Beendigung des Hauptvertrags werden alle uns von Ihnen überlassenen Daten selbstverständlich gelöscht.
Unsere Sicherheitsvorkehrungen entsprechen mit Maßnahmen wie z.B. Firewall-Schutz, Blacklisting von einschlägigen IPs, Bots und wiederholt falschen Passwort-Eingaben, Live-Monitoring der Dashboards etc. dem Stand der Technik und werden regelmäßig aktualisiert. Zudem werden anrufbezogene Daten nach 30 Tagen fortlaufend gelöscht.
Sie möchten mehr erfahren?
Gerne!
Kontaktieren Sie uns einfach hier für eine unverbindliche Demonstration unserer Lösungen.
Gerne führen wir Ihnen beispielhaft die Bearbeitung eines eingehenden Anrufs vor und erläutern Ihnen die Funktionen unseres Dashboards.
